Die Nachricht kommt beschriftet in der Ablage an
Damit später jemand etwas wiederfindet, reicht der Betreff nicht. EmailCapture bestimmt vor der Ablage, worum es sich handelt und wer beteiligt ist — die Ablage muss nichts mehr raten.
Eingehend, ausgehend, intern
Aus Ihren eigenen Domänen leitet EmailCapture ab, ob eine Nachricht ins Haus kam, es verließ oder zwischen zwei Häusern des Unternehmens lief. Lässt sich das nicht eindeutig sagen, bleibt sie unbestimmt — geraten wird nicht.
Ihre eigenen Dokumentarten
Sie legen fest, welche Arten es gibt und woran man sie erkennt. Die Nachricht bekommt die passende Art mitgegeben und landet in der Ablage unter der Bezeichnung, die dort üblich ist.
Absender und Empfänger aufgelöst
Alle Adressen aus An und Kopie werden übernommen und danach unterschieden, ob sie zum Unternehmen gehören. Wo es eine Entsprechung in der Dokumentenverwaltung gibt, wird sie mitgeführt.
Betreff, Zeitpunkt, Text
Betreff, Sende- und Empfangszeit, Wichtigkeit und der Text der Nachricht gehen mit in die Ablage. Der Text ist damit auch dann noch lesbar, wenn das Postfach längst aufgeräumt ist.
Vier Wege, mit Anhängen umzugehen
Sie entscheiden je Ordner, was mit Anhängen geschieht. Bilder aus Signaturen werden dabei nicht mitgeschleppt.
Weglassen
Nur die Nachricht wird abgelegt. Für Ordner, in denen Anhänge keine Rolle spielen.
Mitablegen
Jeder Anhang wandert als Datei an die abgelegte Nachricht. Der übliche Fall.
Nachschlagen
Nur die Angaben zum Anhang werden übernommen; die Datei wird in der Ablage gesucht statt doppelt gespeichert.
Eigenständig
Jeder Anhang wird ein eigenes Dokument. Vorgesehen, noch nicht freigegeben.
Abgelegt heißt zugewiesen
Wenn in Ihrer Dokumentenverwaltung Bearbeitungsschritte hinterlegt sind, setzt EmailCapture die abgelegte Nachricht direkt in den vorgesehenen Stand. Eine eingehende Reklamation liegt damit nicht nur im Archiv, sondern in der Bearbeitung.
An einem Ihrer eigenen Postfächer durchgehen
30 Minuten, entlang der Post, die bei Ihnen tatsächlich ankommt.